Privacyverklaring

1. Inleiding
Dit privacyreglement dient voor Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken., gevestigd en kantoorhoudend te Hardinxveld-Giessendam en ingeschreven bij de KVK onder nummer: 86864378. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst zijn handelsnamen van Gewoon & Betrokken. B.V.

Voor vragen of opmerkingen kunt u de Functionaris Gegevensbescherming rechtstreeks benaderen via fg@gewoonenbetrokken.nl

2. Algemene Begripsomschrijvingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.

• Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
• Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
• Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt.
• Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder, aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
• Verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
• Gebruiker persoonsgegevens: degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens de verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
• Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die aan de verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
• Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
• Toestemming van betrokkene: Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonlijke gegevens aanvaardt.
• Gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijk persoon waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over gezondheidstoestand wordt gegeven.
• Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie. In Nederland is dit de Autoriteit persoonsgegevens.

3. Toepassingsgebied
   1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst.
   2. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleven, waaronder begrepen en zover van toepassing de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) en alle andere toepasselijke gedragscodes en richtlijnen.
   3. Registratie van gegevens geschiedt uitsluitend voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering van Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Beter. Arbodiensten. De registratie beperkt zich tot die informatie die direct of indirect nodig is om dit te waarborgen.
   4. Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarop betrekking hebbende besluiten en maatregelen.
   5. Elk geregistreerd gegeven, dat informatie geeft over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, valt onder dit reglement.

4. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Beter. Arbodienst verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende werkzaamheden:

• begeleiding bij o.a. verzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met de verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• de re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• uitvoering geven aan de contractueel bedongen werkzaamheden zoals genoemd in het Arbocontract met werkgever;
• de uitvoering van wettelijke taken die voor Kooiman HR-Diensten / Gewoon & Betrokken. Arbodienst van toepassing zijn (zoals de Arbeidsomstandighedenwet, Wet verbetering poortwachter etc.);
• deelname aan trainingen/ opleidingen, begeleidings- en coachingstrajecten;
• de administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
• het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal- en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving.

5. Welke gegevens verwerken wij?
5.1 Persoonsgegevens, die door Kooiman HR-Diensten / Gewoon & Betrokken. Arbodienst worden verwerkt, zijn verzameld door haar medewerkers of door haar ingeschakelde derden, en verstrekt door de betrokkene, de werkgever van de betrokkene of door eventuele behandelaar(s) van de betrokkene.

5.2 De navolgende persoonsgegevens kunnen door Kooiman HR-Diensten / Gewoon & Betrokken. Arbodienst met inachtneming van het bepaalde in dit reglement worden verwerkt:

• Personalia en identificatiegegevens.
• (para-)medische en psychologische gegevens.
• Financiële en administratieve gegevens.
• Sociale gegevens.
• Werkplekgegevens.
• Arbeidsverzuimgegevens.

Deze categorieën van gegevens worden hieronder gespecificeerd:

• Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, mobielnummer, emailadres.
• Geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit, Burgerservicenummer.
• Functie, afdeling, bedrijf, soort dienstverband.
• Datum in dienst, datum uit dienst.
• Eerste ziektedag.
• Herstelmeldingsdatum.
• Keuringsgegevens/-uitslagen (PMO, PAGO, aanstellingskeuring).
• Spreekuurgegevens/ anamnese/ diagnose.
• EVV-gegevens.
• Medicatie- c.q. therapiegegevens.
• Doorverwijzing.
• Gegevens betreffende arbeidsomstandigheden.
• Condities ten aanzien van belastbaarheid van de betrokkene in relatie tot de belasting van het werk.
• Voorgestelde of reeds getroffen re-integratie-maatregelen.
• Ingewonnen informatie van behandelaars. 

6. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
   1. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de in artikel 4 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen;
   2. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-) overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
   3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 4, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
   4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien de verwerkingsgrond uit artikel 6 (AVG) van toepassing is, namelijk: de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, bijvoorbeeld op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar;
   5. De verantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan de verantwoordelijke kennis neemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift de verantwoordelijke tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.
   6. Alle registraties van persoonsgegevens zijn aangemeld bij de functionaris gegevensbescherming.
   7. De functionaris gegevensbescherming is benoemd in overeenstemming met de Europese Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming en bekleed binnen Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst een onafhankelijke rol

7. Toegang tot persoonsgegevens
   1. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst maken gebruik van een eigen klantvolgsysteem. Medewerkers van Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst hebben slechts toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor de bedrijfsarts.
   2. Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennisneemt.
   3. De beheerder en degenen, die in het kader van een door de verantwoordelijke of gebruiker gegeven opdracht werken, hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is, en zij hiertoe een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.
   4. Autorisaties voor toegang tot persoonsgegevens worden alleen afgegeven nadat de directie van Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst daar toestemming voor heeft verleend
   5. Het beheer van toegangsrechten vindt plaats door de directie van Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst
   6. Ten behoeve van kwaliteitstoetsen kan de stafarts van Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst toegang hebben tot de dossiers van zijn collega bedrijfsartsen
   7. In het kader van haar certificeringen worden er door een onafhankelijke derde audits uitgevoerd waarbij toegang tot persoonsgegevens, onder toezicht, noodzakelijk kan zijn. Deze onafhankelijke derde tekent voor geheimhouding.
      

      De tabel hieronder is beknopte weergave van de registraties door Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst.

       

      Registratie	Wijze van opslag	Doel opslag	Toegankelijk voor	Verantwoordelijke
      Verzuim en preventie*	Digitaal	Verzuimbegeleiding, -preventie	Bedrijfsarts, Arbeidsdeskundigen, Arbokerndeskundigen, Casemanagers, Opdrachtgevers, Leidinggevenden, Beheerder.	Directie Opdrachtgevers
      Beroep en bezwaar	Digitaal, papier	Dossiervorming	Bedrijfsarts, Gemachtigde, Administratie, Beheerder.	Directie
      Medische gegevens	Digitaal, papier	Dossiervorming, Verzuimbegeleiding, Re-integratie	Bedrijfsarts, Gemachtigde (bij Beroep en bezwaar).	Directie
      Klantgegevens	Digitaal	Commercie, dienstverlening, verzuimbegeleiding, -preventie	Administratie, Directie.	Directie
      Financiële gegevens	Digitaal, papier	Facturering en boekhouding	Administratie, Directie	Directie
      Klachten	Digitaal, papier	Afhandeling klacht en kwaliteitbeheer	Directie, Kwaliteitbeheerder,	Directie
      Schadeclaims	Digitaal, papier	Afhandeling claims en kwaliteitbeheer	Directie, Administratie, Kwaliteitbeheerder	Directie
      Cliëntgegevens	Digitaal	Verzuimbegeleiding, -preventie, Re-integratie, Beroep en bezwaar	Bedrijfsarts, Arbeidsdeskundigen, Arbokerndeskundigen, Casemanagers, Opdrachtgevers, Leidinggevenden, Beheerder.	Directie Opdrachtgevers

       *  Betreft uitsluitend niet-medische gegevens conform art. 5 van deze privacyverklaring

8. Beveiliging persoonsgegevens
   1. Om het beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen neemt de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.
   2. De verantwoordelijke ziet erop toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd. Dit wordt gedaan door op gezette tijden de technische en organisatorische beveiliging te testen, te beoordelen en te evalueren op doeltreffendheid van de verwerking.
   3. De verantwoordelijke conformeert zich aan de meldplicht datalekken zoals deze in de beleidsregels van de meldplicht zijn beschreven.
   4. Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van incidenten. De verantwoordelijke treft maatregelen om de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te informeren indien dit in het kader van de meldplicht aan de orde is.

9. Verstrekking persoonsgegevens
   1. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst wel doen indien daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

10. Inzage en verwijderingsrecht
    1. De betrokkene heeft het recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.
    2. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
    3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
    4. Uitzonderingen op verwijderingsrecht:
       • Vrijheid van meningsuiting van toepassing is;
       • Wettelijke plicht van verantwoordelijke;
       • Nodig voor publieke taak bestuursorgaan;
       • Nodig voor bescherming volksgezondheid;
       • Nodig voor archieven, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek, voor zover o.a. het informatierecht aan deze belangen in de weg staan;
       • Noodzakelijk voor het uitoefenen of verdediging van enig recht in rechte.
    5. Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.
    6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

11. Recht op dataportabiliteit
    1. Betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens die aan een verantwoordelijke zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm te verkrijgen.
    2. Betrokkene heeft het recht die gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door de verantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens waren verstrekt.
    3. Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor een gangbaar en gebruikelijk format waardoor betrokkene de data kan ontvangen. Desgevraagd kan het format – in opdracht van betrokkene – ook doorgestuurd worden naar een derde partij.

12. Recht op afscherming, aanvulling en correctie van opgenomen persoonsgegevens
    1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
    2. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.
    3. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
    4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

13. Recht op verzet
    1. Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 4. kan de betrokkene daartegen bij de verantwoordelijke verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, indien er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
    2. De verantwoordelijke beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt hij terstond de verwerking.
    3. De verantwoordelijke kan voor het in behandeling nemen van een verzet een kostenvergoeding vragen (Besluit kostenvergoeding rechten betrokkenen WBP, Staatsblad 2001 305). De vergoeding wordt teruggegeven in het geval het verzet gegrond wordt bevonden.

14. Bewaartermijnen
    1. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst zullen de gegevens nooit langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzameld worden, met inachtneming van de maximale wettelijke bewaartermijn.
    2. Indien gegevens niet langer bewaart hoeven worden zullen alle identificeerbare kenmerken worden verwijderd, of gehele verwijdering vindt plaats.

15. Uw bezoek aan onze website en cookies
    1. Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodiensten maken op haar website gebruik van functionele cookies of vergelijkbare technieken.

16. Klachten
    1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient betrokkene zich te wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van onze organisatie zoals genoemd in punt 1 van dit Privacy Statement.
    2. De FG zal de klacht conform de Klachtenregeling van de verantwoordelijke in behandeling nemen.
    3. Betrokkene heeft ten alle tijden het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn: Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, tel 0900-200120.

17. Wijziging van het Privacy Statement
Het kan voorkomen dat Kooiman HR-Diensten en Gewoon & Betrokken. Arbodienst dit Privacy Statement in de toekomst wijzigt. Op onze website vindt u het meest actuele Privacy Statement.